إن بناء الهيكل الإداري  للمؤسسة أوما يسمى بالتنظيم يعتبرمن أهم مقومات العمل المؤسساتي . فمؤسساتنا اليوم تعاني من ضعف التنظيم وبأشكاله المختلفة من إفتقارها للنموذج الملائم مع طبيعة الموسسة واهدافه مروراً بعدم تحديد المسؤوليات في المجموعات الإدارية وصولاً إلى عدم وجود التنسيق  الكافي بين المجموعات المختلفة.

هذا ما جعلنا أن نخصص معظم نقاط هذه الحلقة لهذا الموضوع الهام و الحساس وسنبحثه بالتفصيل لاحقاً إن شاء الله. 

1- إن ما يلي عملية التخطيط ويعتبر من أهم واجبات المدير في عملية الإدارة هوالتنظيم أي وضع الهيكل التنظيمي للمؤسسة وترسيم علاقات السلطات الإدارية. ولأداء هذا الواجب بشكل جيدعليك أن؛

تقوم بتصنيف وتحديد وتمييزالأنشطة اللازمة لتحقيق أهداف المؤسسة ثم إختيارنوع التنظيم طبقاً لأهداف ومهام المؤسسة وثم تصنيف كل من هذه الأنشطة في مجموعات منفصلة وتخصيص المدراء لكل من هذه المجموعات وثم تفويض السلطات اللازمة لهم للقيام بإدارة الأنشطة المحددة لمجموعتهم وتوفيرالأليات اللازمة لتنشيط العلاقات بين وفي هذه المجموعات نفسها من جهة وبينها وبين السلطات الإدارية من جهة ثانية.

 

2- هناك مبادئ يجب أن تأخذ بعين الإعتبارعند القيام بعملية التنظيم لكي يكون التنظيم ناجحاً وفاعلاً فيجب؛ أن يكون التنظيم الموضوع للمؤسسة متآلفاً ومتوازناً ومتعادلاً من الناحية الظاهرية وأن يتبع لأحد مناهج التنظيم المتداولة وأن يكون على أسس علمية وتأخذ بعين الإعتبار شكل المؤسسة وأهدافها وطبيعة هذه الأهداف ونوع المؤسسة أصلاً حيث يتلائم شكل التنظيم مع نوع المؤسسة وأهدافها.

فللمثال إن شكل التنظيم الذي تحتاج إليه مؤسسة علمية كالجامعة يختلف بشكل كبير مع الشكل التنظيمي لمؤسسة أخرى تقوم بلإنتاج الصناعي. ففي الأولى ليس من المتداول إستخدام التنظيم الهرمي في حين أن هذا الأسلوب يلائم المؤسسة الصناعية بشكل كبير.

 

3- من أحد أهم مبادئ التنظيم الناجح كفاءة التنظيم فالتنظيم ليس غاية في حد ذاته بل إن عملية  التنظيم  تعتبرمن أهم الآليات والمراحل التي يتم عبرها  الوصول إلى أهداف المؤسسة.فلذلك يجب أن ؛ يكون الهيكل التنظيمي الموضوع للمؤسسة مرآة للأهداف المخطط لها. ففي إختيار المجموعات وتفويض السلطات وغيرها من النشاطات التي يشتملها عملية التنظيم أول ما يجب أن يأخذ بعين الإعتبار هو مدى تأثيرها على تحقيق الأهداف المتوخاه للمؤسسة.

 

4- إن عملية بناء الهيكل الإداري أوالتنظيم لن تنجح نجاحاً كاملاً إلا إذا رافقته عملية التفويض الصحيح للسطات فلذلك يجب عليك أن تقوم بتفويض السلطات اللازمة لمدراء المجموعات الإدارية المصنفة حيث تكون السلطات المخولة محددة والمسؤليات المترتبة عليها محددة أيضاً مع عدم الوقوع في فخ الآفات التي يمكن أن تصيب عملية التفويض كالتفويضات الموازية أو غير المحددة و....

 

5- إن عملية التنظيم لن تؤدي إلى النتيجة المرجوة منها إلا في ظل وجود التنسيق بين جميع الأطراف المرتبطة بها فعليك أن؛ توفرالتنسيق الضروري بين المجوعات الإدارية وسلطاتها من جهة وبين هذه السلطات والسلطة الإدارية العليا في المؤسسة من جهة ثانية وبين المجموعات وسلطاتها والبيئة الخارجية المرتبطة بها من جهة ثالثة.

 

6- كما يقول الله سبحانه وتعالى  في كتابه الكريم: وكذلك جعناكم أمة وسطاً وكما في الحديث الشرف : خير الأمور أوسطها، فذلك ينطبق أيضاً على عملية التنظيم وحدود السلطات التي يجب إعطاءها لمدراء المجموعات فعند تخويل السلطات الإختيارات يجب أن؛ تكون حدود الإختيارات  وسطاً بين الضيق والفضفاض وأن لا تكون فضفاضة بالدرجة التي تتسبب بالفوضى وعدم تحديد المسؤوليات وإمكانية المساءلة والمحاسبة ولا تكون ضيقة بالدرجة التي تتسبب الجمود وعدم التحرك بحرية و الشلل في العمل الإداري.

 

7- إن من أهم واجبات المدير في عملية الإدارة هي تنمية الهيئة الإدارية للمجوعات المصنفة في مرحلة التنظيم وهذا ما يطلق عليه التشكيل . لكي تقوم بهذا الواجب بأفضل صورة ممكنة عليك أن؛ تقوم بتحديد المواصفات المطلوبة للقائمين على رأس المجموعات الإدارية المصنفة خلال عملية التنظيم وإختيارهم و تدريبهم وتوفيرالتنسيق المفترض بينهم وتقديم الحوافز الكافية لضمان فاعلية أداءهم.

 

8- إن التوصل إلى الصيغة النهائية للتشكيلة الإدارية يجب أن تتم عبر عدة مراحل. فالصيغة الأولية الناتجة عن عملية التشكيل يجب أن لا تعتبر الصيغة النهائية حيث تقيد المدير من الناحية الشرعية والقانونية وتعيق إجراء التعديلات على قائمة الأفراد حسب نتائج الإختبارات بعد فترة زمنية محددة. لكي تتجنب ذلك عليك ؛ قبل أن تضع اللمسات الأخيرة على التشكيلة النهائية وإختيار الصيغة النهائية للتشكيل أن تقوم بإختبار المدراء الذين تم إختيارهم ولا تقيد نفسك بقوانين جامدة تحد من حريتك في إجراء تعديلات على قائمة المدراء.

 

9- إن التخطيط والتنظيم يعتبرا من أهم واجبات المدير لكن ليس ذلك كل ما هو المطلوب من المدير. فمن واجبات المدير الأخرى التي لا تقل أهمية عن التخطيط والتنظيم هي توجيه وإرشاد المرؤووسين والإشراف علي سير الأعمال التي يقومون بها فيجب عليك أن؛ تقوم بتوجيه مرؤوسيك وإرشادهم عبرالأساليب المختلفة التي تختلف حسب الظروف المختلفة والأفراد و ذلك فضلاً عن الإشراف على سير الأعمال لأداءها بشكل ناجح و فعال.

 

معهد الإمام الشيرازي الدولي للدراسات – واشنطن www.siironline.org