في تنظيم الوقت

كما أن هذا الأمر صادق في النسبة العكسية بين الوقت المخصص أو الممكن تخصيصه للإشراف على المستويات الأدنى وبين عدد هذه الوحدات بمعنى أنه كلما زاد هذا العدد يجب أن يقل بالمقابل الوقت الإشرافي على كل منها، فمثلاً إذا كان العدد خمسة تطلّب عشر ساعات بينما إذا كان الإفرادي تطلّب خمس هذا الوقت، أي الساعتين بل أحياناً أقل إذا كان التعاون يوجب التسريع في الإيجاد، وربما يشبه ذلك بالعائلة حيث يضطر الأبوان إلى تخفيض زمن اهتمامهما بالولد الأول ثم بالولد الثاني وهكذا لصالح كل مولود جديد، أو يشبه بالمضيف والضيوف، فإذا كان الضيوف عشرة قسم المضيف وقته إلى عشرة أقسام بينما إذا كانوا عشرين اضطر إلى تقسيم وقته إلى عشرين قسماً، وعلى أي حال فتنظيم الوقت ضروري في كل الأحوال حتى ولو ساد الشعور بأن هنالك وقتاً كافياً أو زائداً، فإن هذا الوقت الزائد يمكن استخدامه في تحسين النوعية وزيادة الكمية والإنتاجية أو لمواجهة الظروف الطارئة أو لعمل آخر، ولذا نرى أن بعض الموظفين حيث يصرفون أوقاتهم بتنظيم، يتمكنون من العمل في وظيفتين، وكذلك بالنسبة إلى الكاسب حيث يعمل صباحاً في عمل وعصراً في عمل وليلاً في عمل لأنه يتمكن من الضغط على أوقاته من غير أن يؤثر ذلك في أي عمل، من تلك الأعمال بينما الشخص الذي لا يراعي الوقت يصرف كل الوقت في العمل الأول ولا يأتي بالإنتاج إلا بقدر إنتاج صباح هذا الإنسان الذي يضغط وقته، بل أن تنظيم الوقت مطلوب حتى في أوقات الراحة للثقافة أو لشحذ الفكر أو تجديد الحيوية أو للعبادة أو لما أشبه.

ثم إذا نظمنا الوقت لم نحتج إلى اللجان المؤقتة والتحضيرية والاجتماعات المشتركة وتبادل الوثائق التي ستدرس خلالها قبل فترة كافية لاختصار زمن المناقشات، فإن اللجان ـ كما هو معروف وكذلك الاجتماعات ـ سلاح ذو حدين، وقد تقدم سابقاً: إنّ اللجان المؤقتة إنما تكون إذا كان العمل روتينياً كمثالنا بين بغداد والموصل، واللازم أن يراعي المدير فيما يصدره من بلاغات وطلبات وتصاريح وما أشبه الوقت والجهد الذي سوف يبذل أو يخصص من المرؤوسين أو من المواطنين حين يطلب منهم التصاريح وملء استمارات مثلاً بأن ذلك هل يكافئ أو يوازي الغاية المطلوبة، وإلا فالوقت الاجتماعي سوف يهدر دون طائل، واللازم أن يدرس جيداً عدد الجهات من الأعلى أو الأدنى أو المتوسطة التي ترسل إليها صور المعاملات الإدارية، بحيث يقتصر على المعنيين بالموضوع فقط ودون أية إضافة، الأمر الذي يقلل كثيراً من الوقت اللازم لتسجيلها وتوزيعها وإرسالها، ويدرأ باحتمالات تأخر الإنجاز لدى المعنيين، مثلاً إذا احتجنا إلى الإرسال إلى عشرة أشخاص فالإرسال إلى عشرين هدر للوقت والمال معاً، بالإضافة إلى أنه هدر لوقت أولئك العشرة الزائدة.